Portal PPID

Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi pada SILINTAS PPID Kota Semarang.

Kebijakan dan Ketentuan Pelindungan Data Pribadi pada SILINTAS. Dokumen ini menjelaskan bagaimana PPID Kota Semarang menghimpun, menyimpan, menggunakan, dan menghapus Data Pribadi Pemohon pada Sistem Layanan Informasi Kota Semarang (SILINTAS).

BAB
I

Ketentuan Umum

Pasal 1 – Pasal 3

Pasal 1 Pengertian

Dalam Kebijakan ini yang dimaksud dengan:

  1. SILINTAS adalah Sistem Layanan Informasi Kota Semarang yang beralamat pada https://silintas.semarangkota.go.id, termasuk seluruh sublama, formulir daring, dan kanal pelacakan status.
  2. PPID adalah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pemerintah Kota Semarang.
  3. Atasan PPID adalah Sekretaris Daerah Kota Semarang.
  4. Pemohon adalah orang perseorangan, kelompok orang, atau badan hukum yang mengajukan permohonan informasi publik atau keberatan melalui SILINTAS.
  5. Data Pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lain, baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui sistem elektronik atau nonelektronik.
  6. Pengendali Data Pribadi adalah Pemerintah Kota Semarang c.q. PPID untuk pemrosesan Data Pribadi pada SILINTAS.
  7. Subjek Data Pribadi adalah Pemohon dan pihak lain yang datanya tercantum pada berkas permohonan atau keberatan.
  8. Permohonan Informasi adalah permintaan informasi publik melalui SILINTAS sesuai Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
  9. Keberatan adalah keberatan atas layanan informasi publik yang diajukan kepada Atasan PPID melalui SILINTAS.

Pasal 2 Maksud dan Tujuan

(1) Kebijakan ini dimaksudkan untuk memberitahukan kepada Pemohon, pada saat data dihimpun melalui formulir SILINTAS, bahwa PPID Kota Semarang mematuhi Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

(2) Kebijakan ini bertujuan:

  1. memberi kepastian hukum atas penghimpunan, penyimpanan, penggunaan, dan penghapusan Data Pribadi pada SILINTAS;
  2. menyeimbangkan hak atas informasi publik dengan hak atas pelindungan Data Pribadi;
  3. menjadi acuan petugas layanan, PPID Pelaksana, dan pengelola sistem.

Pasal 3 Dasar Hukum

Kebijakan ini disusun berdasarkan:

  1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
  2. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi;
  3. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016;
  4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008;
  5. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik;
  6. Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 1 Tahun 2025 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
  7. Peraturan Wali Kota Semarang Nomor 25 Tahun 2022 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Publik;
  8. Peraturan Wali Kota Semarang Nomor 28 Tahun 2021 tentang Sistem Manajemen Keamanan Informasi (SMKI).
BAB
II

Pernyataan Kepatuhan

Pasal 4

Pasal 4 Pernyataan PPID Kota Semarang

(1) PPID Kota Semarang menyatakan bahwa setiap penghimpunan Data Pribadi pada SILINTAS, termasuk pada saat Pemohon menekan tombol kirim permohonan informasi atau keberatan, dilakukan sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022.

(2) Penghimpunan Data Pribadi dilakukan secara terbatas, berkeadilan, transparan, dan hanya untuk tujuan yang diberitahukan dalam Kebijakan ini.

(3) PPID tidak menghimpun Data Pribadi di luar keperluan verifikasi identitas Pemohon, pemrosesan layanan informasi publik, penyelesaian keberatan, pelacakan status, penyusunan register, pelaporan layanan, dan pemenuhan kewajiban hukum.

(4) Dengan mengirim formulir pada SILINTAS, Pemohon dianggap telah membaca Kebijakan ini dan memberi persetujuan atas pemrosesan Data Pribadi untuk tujuan pada Pasal 7, sepanjang persetujuan itu dipersyaratkan.

(5) Persetujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) tidak meniadakan dasar pemrosesan lain yang sah, yaitu pemenuhan kewajiban hukum dan kepentingan pelayanan publik sesuai peraturan perundang-undangan di bidang keterbukaan informasi publik.

BAB
III

Data yang Dihimpun

Pasal 5 – Pasal 6

Pasal 5 Jenis Data

(1) Pada formulir permohonan informasi dan formulir keberatan, SILINTAS dapat menghimpun Data Pribadi sebagai berikut:

  1. identitas diri: nama lengkap, nomor induk kependudukan, nomor dokumen identitas, tempat dan tanggal lahir apabila dicantumkan, jenis kelamin apabila dicantumkan;
  2. data kontak: alamat, nomor telepon atau telepon seluler, pos-el;
  3. data pekerjaan atau instansi asal;
  4. data keanggotaan badan hukum apabila Pemohon bukan orang perseorangan;
  5. salinan dokumen identitas: kartu tanda penduduk, surat izin mengemudi, paspor, akta pendirian, dan/atau bukti pengesahan badan hukum;
  6. nomor registrasi permohonan informasi asal pada pengajuan keberatan;
  7. uraian informasi yang diminta, tujuan penggunaan informasi, dan alasan keberatan;
  8. data teknis terbatas: alamat IP, cap waktu pengiriman, jenis peramban, dan jejak status layanan, semata-mata untuk keamanan sistem dan pelacakan permohonan.

(2) SILINTAS tidak dimaksudkan untuk menghimpun Data Pribadi spesifik sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022, kecuali data itu secara sukarela dicantumkan Pemohon pada uraian permohonan atau keberatan dan diperlukan untuk memproses layanan.

(3) Pemohon dilarang mencantumkan Data Pribadi pihak ketiga yang tidak relevan. Apabila terlanjur tercantum, PPID dapat mengaburkan atau menghapus data itu dari salinan yang dipublikasikan.

Pasal 6 Sumber Data

Data Pribadi dihimpun dari:

  1. isian formulir daring oleh Pemohon atau kuasanya;
  2. unggahan dokumen yang disertakan Pemohon;
  3. komunikasi tindak lanjut melalui pos-el, telepon, atau loket;
  4. sistem pelacakan status pada SILINTAS.
BAB
IV

Tujuan dan Dasar Pemrosesan

Pasal 7 – Pasal 9

Pasal 7 Tujuan Pemrosesan

Data Pribadi diproses hanya untuk:

  1. menerima, mencatat, dan memverifikasi permohonan informasi publik atau keberatan;
  2. menerbitkan nomor registrasi dan tanda bukti penerimaan;
  3. menghubungi Pemohon terkait kelengkapan berkas, pemberitahuan perpanjangan waktu, hasil layanan, atau tanggapan keberatan;
  4. meneruskan berkas kepada PPID Pelaksana, Atasan PPID, dan unit kerja terkait sepanjang diperlukan;
  5. menyusun register layanan informasi publik dan laporan sesuai peraturan perundang-undangan;
  6. menyelesaikan sengketa informasi apabila diajukan ke Komisi Informasi;
  7. menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, dan mengaudit SILINTAS;
  8. memenuhi permintaan instansi yang berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Pasal 8 Dasar Pemrosesan yang Sah

Pemrosesan Data Pribadi pada SILINTAS didasarkan pada:

  1. pemenuhan kewajiban hukum Pengendali Data Pribadi dalam pelayanan informasi publik;
  2. kepentingan pelayanan publik;
  3. persetujuan Subjek Data Pribadi yang diberikan pada saat pengiriman formulir, untuk tujuan yang memerlukan persetujuan;
  4. kepentingan yang sah Pengendali Data Pribadi dalam menjaga keamanan sistem, sepanjang tidak mengesampingkan hak Subjek Data Pribadi.

Pasal 9 Pembatasan Penggunaan

(1) Data Pribadi tidak dijual, tidak disewakan, dan tidak digunakan untuk pemasaran komersial.

(2) Data Pribadi tidak dipublikasikan pada Daftar Informasi Publik, berita, atau kanal terbuka tanpa pengaburan, kecuali diwajibkan peraturan perundang-undangan atau diminta Subjek Data Pribadi.

(3) Tujuan penggunaan informasi yang diisi Pemohon dipakai untuk menilai permohonan, bukan untuk memprofil warga di luar layanan KIP.

BAB
V

Ketentuan pada Saat Pengiriman Formulir

Pasal 10 – Pasal 11

Pasal 10 Pemberitahuan sebelum Kirim

(1) Pada halaman formulir permohonan informasi dan formulir keberatan, SILINTAS menampilkan pemberitahuan singkat dan kotak persetujuan sebelum tombol kirim dapat digunakan.

(2) Bunyi pemberitahuan singkat ditetapkan pada Lampiran I.

(3) Pengiriman formulir tidak dapat dilakukan sebelum Pemohon menandai persetujuan, kecuali sistem sedang dalam mode akses petugas internal.

Pasal 11 Akibat Hukum Pengiriman

Dengan menekan tombol kirim, Pemohon:

  1. menyatakan data yang diisi benar dan dapat dipertanggungjawabkan;
  2. memahami bahwa identitas dihimpun untuk verifikasi layanan informasi publik;
  3. memberi kuasa terbatas kepada PPID untuk memproses Data Pribadi sesuai Pasal 7;
  4. bersedia dihubungi melalui kontak yang dicantumkan;
  5. memahami haknya sebagaimana Pasal 15.
BAB
VI

Penyimpanan, Pengamanan, dan Retensi

Pasal 12 – Pasal 14

Pasal 12 Penyimpanan dan Pengamanan

(1) Data Pribadi disimpan pada sistem Pemerintah Kota Semarang dengan pengendalian akses, pencatatan jejak, dan pengamanan sesuai Peraturan Wali Kota tentang SMKI.

(2) Hak akses diberikan hanya kepada petugas layanan, PPID, PPID Pelaksana terkait, Atasan PPID, dan auditor yang berwenang.

(3) Salinan dokumen identitas tidak ditampilkan kepada publik.

Pasal 13 Jangka Waktu Retensi

(1) Data Pribadi pada berkas permohonan dan keberatan disimpan paling lama 5 (lima) tahun sejak layanan selesai atau sejak putusan keberatan/sengketa berkekuatan hukum tetap, mana yang lebih akhir, kecuali peraturan perundang-undangan menentukan jangka waktu lebih lama untuk arsip.

(2) Data teknis keamanan disimpan paling lama 12 (dua belas) bulan, kecuali diperlukan untuk penanganan insiden.

(3) Setelah jangka waktu berakhir, data dihapus, dimusnahkan, atau dianonimkan, kecuali harus dipertahankan sebagai arsip dinamis atau statis.

Pasal 14 Pihak Ketiga

(1) Data Pribadi dapat diakses pengelola teknis SILINTAS sebagai prosesor, berdasarkan perjanjian yang memuat klausul kerahasiaan dan pelindungan data pribadi.

(2) Data Pribadi dapat diteruskan kepada Komisi Informasi, pengadilan, atau instansi penegak hukum apabila diwajibkan.

(3) PPID tidak menempatkan Data Pribadi Pemohon pada layanan awan publik di luar kendali Pemerintah Kota Semarang tanpa penilaian risiko.

BAB
VII

Hak Subjek Data Pribadi

Pasal 15 – Pasal 16

Pasal 15 Hak Pemohon

Pemohon berhak:

  1. memperoleh informasi tentang pemrosesan Data Pribadinya;
  2. mengakses Data Pribadi yang tercatat pada SILINTAS;
  3. meminta perbaikan data yang tidak akurat;
  4. menarik persetujuan untuk pemrosesan yang semata-mata didasarkan pada persetujuan, dengan catatan layanan KIP tetap dapat diproses berdasarkan kewajiban hukum sepanjang data masih diperlukan;
  5. meminta penghapusan atau penghentian pemrosesan sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban penyimpanan register dan arsip;
  6. mengajukan pengaduan kepada PPID dan, apabila tersedia, kepada lembaga pengawas pelindungan data pribadi;
  7. mendapatkan ganti rugi sesuai peraturan perundang-undangan apabila timbul kerugian karena pelanggaran pemrosesan.

Pasal 16 Cara Mengajukan Hak

(1) Permohonan hak pada Pasal 15 diajukan secara tertulis kepada PPID Kota Semarang melalui pos-el resmi, loket, atau kanal yang disediakan pada SILINTAS.

(2) PPID memberi tanda terima paling lama 3 × 24 jam dan menjawab secara substansi paling lama 3 × 24 jam kerja, atau dalam jangka waktu lain yang ditetapkan peraturan perundang-undangan.

(3) Permohonan hak tidak menunda batas waktu penyelesaian permohonan informasi atau keberatan, kecuali data identitas belum dapat diverifikasi.

BAB
VIII

Kewajiban Pemohon

Pasal 17

Pasal 17

Pemohon wajib:

  1. mengisi data dengan benar;
  2. tidak menggunakan identitas orang lain;
  3. tidak mengunggah dokumen palsu;
  4. menjaga kerahasiaan nomor registrasi dan tautan pelacakan;
  5. menggunakan informasi publik sesuai tujuan yang dinyatakan, dengan tetap menaati larangan penyalahgunaan informasi.

Pelanggaran ayat ini dapat berakibat permohonan tidak diproses dan, apabila memenuhi unsur, dilaporkan sesuai hukum yang berlaku.

BAB
IX

Insiden dan Pengawasan

Pasal 18 – Pasal 19

Pasal 18 Insiden Data Pribadi

(1) Dugaan kebocoran atau penyalahgunaan Data Pribadi pada SILINTAS dilaporkan kepada PPID paling lama 24 (dua puluh empat) jam sejak diketahui.

(2) PPID berkoordinasi dengan pengelola SMKI untuk menahan dampak, mencatat insiden, dan memberitahukan Subjek Data Pribadi serta instansi yang berwenang apabila diwajibkan peraturan perundang-undangan.

Pasal 19 Pengawasan

Pelaksanaan Kebijakan ini diawasi Atasan PPID dan dapat diaudit Inspektorat Kota Semarang serta aparat pengawas yang berwenang.

BAB
X

Ketentuan Penutup

Pasal 20 – Pasal 21

Pasal 20 Perubahan

Perubahan Kebijakan ini ditetapkan PPID dan diumumkan pada SILINTAS. Pemrosesan yang sudah berjalan sebelum perubahan tetap mengikuti tujuan semula, kecuali Subjek Data Pribadi menolak secara tertulis untuk pemrosesan yang berbasis persetujuan.

Pertanyaan mengenai pemrosesan Data Pribadi Anda dapat disampaikan kepada PPID Kota Semarang melalui kanal resmi yang tersedia pada SILINTAS.

Lihat juga Portal PPID Kota Semarang.